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REGOLE DI COMPORTAMENTO A TUTELA DELLA PRIVACY IN AZIENDA E IN UFFICIO


Disconnettersi dalla rete quando si abbandona il computer allontanandosi dall’ufficio (pausa caffé, pausa pranzo, pausa sigaretta, ecc.)

Uscire dal file che si sta utilizzando, se contenente dati personali (anche comuni) di soggetti terzi, prima di allontanarsi dal computer anche per pochi minuti (pausa sigaretta, ricerche in archivio, necessità della toilette, ecc.)

Attivare il “salva-schermo” sul computer onde evitare che terzi estranei presenti nei locali dell’ufficio possano, durante una vostra temporanea assenza, leggere, anche fortuitamente, informazioni personali di vostri clienti. Nel caso non siate sicuri di ricordarvi di applicare le regole 1) e 2), è necessario dotare il salva-schermo di una password di protezione onde evitare che possa essere disattivato con la semplice pressione di un qualunque tasto

La password deve essere composta da almeno otto caratteri; essa non deve contenere riferimenti agevolmente riconducibili all’incaricato ed è modificata da questo ultimo al primo utilizzo e, successivamente, almeno ogni sei mesi. In caso di trattamento di dati sensibili e di dati giudiziari la password è modificata almeno ogni tre mesi.

Prestare attenzione a chiudere il file che avete a video se contenente dati (anche comuni) di un soggetto terzo e può essere visto da altro soggetto con il quale state conversando.

Attivare la password di Windows (solo per sistema operativo Win 95/98) all’accensione del computer nel caso abbiate disponibili connessioni Internet o Intranet per le quali abbiate memorizzato il nome utente e la password di accesso alla rete. La mancata digitazione della password permette infatti di utilizzare il computer, ma non propone in automatico le password memorizzate che dovranno essere conosciute e digitate per accedere alla collegamento remoto. Il sistema operativo XP, invece, prevede già come standard l’obbligo di indicare l’account utente all’accensione.

Mantenere sempre efficienti e aggiornati i programmi antivirus e anti-intrusione (firewall).

Predisporre le copie di sicurezza (backup) da effettuarsi con periodicità almeno settimanale e custodirle in maniera idonea al loro utilizzo per un eventuale ripristino dei dati.

Utilizzare cartelline trasparenti per documenti di soggetti terzi solo se contenute in raccoglitori, cassetti e/o cartellette appese in armadi o cassettoni.

Non lasciare documenti visibili o contenuti in cartellette trasparenti su mobili, scrivanie o banconi per essere consegnati a terzi.

Non utilizzare fogli già stampati con dati personali di clienti o soggetti terzi come carta “da riciclo” per appunti che siano destinati all’archivio di altri soggetti.

Evitare di “appiccicare” biglietti adesivi con numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica o appunti, sulle attrezzature dell’ufficio visibili ad estranei.

Restituire all’archivio cartaceo (trattenendola solo il tempo necessario) la documentazione relativa alla clientela, di cui si è fatto uso, e rimettere sempre raccoglitori e faldoni al loro posto subito dopo averne estratto i documenti da utilizzare per lo svolgimento della pratica.


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